Orientaciones para contestar una solicitud de información pública.

Publicado: 28/08/17

Criterios básicos para funcionarios públicos*

Federico Legal Aguilar**

¿Cuándo se considera que una información ha sido correctamente provista conforme a la solicitud? Es decir, ¿cuándo se cumple efectivamente con la obligación de informar?

Este artículo aborda orientaciones para que una solicitud de información sea precisa; y para que la respuesta sea razonable.

       I.            Introducción

Entre el pedido de información y la respuesta brindada por la autoridad puede haber una gran distancia. Quienes solicitan información, pues, esperan que la respuesta sea tal cual han solicitado a las instituciones públicas. La satisfacción respecto a la calidad de la respuesta puede variar según los casos que se presenten.

Lo cierto y lo concreto es que no existe uniformidad de criterios en las instituciones públicas respecto a cómo proceder cuando se presentan los pedidos de información, lo cual afecta en la implementación armónica de la Ley N° 5.282 y las expectativas razonables de los usuarios de la misma.

¿Cuándo se considera que una información ha sido correctamente provista conforme a la solicitud? Es decir, ¿cuándo se cumple efectivamente con la obligación de informar?

Este breve artículo abordará orientaciones sobre para que una solicitud de información sea precisa; y para que la respuesta sea razonable.

    II.            Sobre qué se consulta

Es importante distinguir, al menos, dos situaciones que pueden presentarse cuando un recurrente solicita información pública. Por un lado, la «Obtención de Documentos», o copias de documentos públicos; y, por otro lado, «Acceso a Datos» o registros de datos.

1.       Obtención de documentos

La primera de las situaciones es muy cotidiana como cuando, por ejemplo, se solicitan copias de documentos públicos, ya sean resoluciones, dictámenes, contratos, entre otros. El cumplimiento de esta obligación se da en los siguientes supuestos

  • Se otorga la «copia simple»[1] del documento, tal cual es solicitado. Si existe contenido en la documentación que es confidencial, secreto o reservado, debe aplicarse la tacha correspondiente con la fundamentación que corresponda.
  • Se señala el «medio fehaciente»[1] donde la información se encuentre efectivamente. Si la información se encuentra en las páginas web institucionales o en libros u otros documentos que sean de libre acceso, así como la posibilidad de tomar copias fotográficas, basta con indicar la fuente, el lugar y la forma en que puede tener acceso.

En estos casos, el cumplimiento de la obligación es relativamente fácil, puesto que el recurrente espera tener la copia del documento y la respuesta consiste en otorgarle acceso al documento.

¿Cómo debe estar orientada la consulta del recurrente en estos casos, de modo a responder razonablemente según los supuestos indicados?

Conforme al rol de orientación[2] que poseen los servidores públicos a cargo de las oficinas de información pública, en primer lugar deben tratar de precisar con mayor detalle posible el documento que el recurrente está requiriendo. Algunas consultas serían

  • ¿Conoce el nombre del documento?
  • ¿Conoce la fecha de expedición del documento?
  • ¿Conoce el objeto del documento?

De esta manera, al tramitar la solicitud de información, se indagará con alguno de los tres criterios consultados. La posibilidad de formar una consulta de información pública con base a estos criterios, sería algo como

  • ¿La Resolución X, de fecha X, cuyo objeto es desconocido, obra en la fuente pública de su institución? En caso de que obre, ¿en qué formato posee? Solicito copia de la misma si no hay impedimento legal, y si lo hubiere, requiero la fundamentación[3] correspondiente según los términos de la Ley N° 5.282.

La forma de responder, en consecuencia, sería

  • La Resolución X, de fecha X, cuyo objeto refiere a X, obra efectivamente en la institución pública. El formato se encuentra disponible en PDF, cuya posibilidad de acceso se encuentra en el link X.

Cabe señalar que, en caso que la información pública solicitada ya esté disponible para el solicitante, a través de cualquier medio fehaciente, la fuente pública requerida le hará saber, además de indicar la fuente, el lugar y la forma en que puede tener acceso a la misma, con lo cual se entenderá que se dio cumplimiento a la obligación de informar (Art. 17, Ley N° 5.282).

Si la información no obra en la fuente pública, y se desconoce cuál es la institución competente[4] en poseerla, la respuesta sería

  • La Resolución X, de fecha X, cuyo objeto es desconocido, luego de la búsqueda realizada, y las consultas efectuadas a las dependencias correspondientes,  no obra en los archivos de esta institución y se desconoce cuál es la institución competente en poseerla.Sin embargo, se deriva al Ministerio de Justicia para su análisis correspondiente[5].

Si la información no obra en la fuente pública, y se conoce cuál es la institución competente[6] en poseerla, la respuesta sería

  • La Resolución X, de fecha X, cuyo objeto es desconocido, luego de la búsqueda realizada, y las consultas efectuadas a las dependencias correspondientes, no obra en los archivos esta institución y se deriva a la institución X para su trámite correspondiente.

Es posible además que el recurrente solicite aclaración sobre cuáles fueron los trámites realizados para llegar a la conclusión de que la información no obra en la fuente público, por lo que es recomendable informar y expedir las gestiones documentadas.

Lo ideal es primero analizar si la institución pública es competente o no en poseer y responder la información solicitada; por lo que cualquier trámite debería estar precedido de este análisis. Si la institución no es competente, y esto se determina antes de realizar cualquier trámite de consulta, la respuesta sería

  • Esta institución no es competente en responder la consulta efectuada; en consecuencia, se deriva a la institución X.

1.       Obtención de datos

El segundo de los casos representa el verdadero desafío en cuanto a la dinámica solicitud/respuesta/satisfacción.

Los ejemplos sobre la solicitud de datos pueden ser muy diversos. Por ejemplo, existen datos estadísticos, datos en formato abierto, datos sin procesar, datos contenidos en documentos públicos, datos procesados e informatizados, base de datos, datos en general de actividades, datos personales, datos sensibles, datos en masa, etc.

El desafío se presenta cuando se solicita como información pública algún tipo de dato como los descriptos anteriormente. ¿Por qué? Porque en algunos casos existirán los datos conforme solicita el recurrente, según sus propios parámetros, y en otros casos no o con parámetros fijados institucionalmente[7]. Entonces, aquí se presenta la situaciónde buscar la mejor alternativa de respuesta: ¿Hay que generar los datos? ¿Hay que abrir los archivos para que el recurrente genere los datos? ¿Hay que responder que no existen los datos? ¿Hay que responder con los datos disponibles?

Cuando se realiza un pedido de esta clase, es importante determinar qué datos existen y qué datos no existen; en este segundo caso, es importante analizar si hay una obligación legal de generar los datos; y en caso de que no exista esa obligación, hay que buscar la mejor alternativa para que el recurrente pueda generar los datos según sus necesidades.

¿Cómo debe estar orientada la consulta del recurrente en estos casos, de modo a responder razonablemente?

Conforme al rol de orientación que poseen los servidores públicos a cargo de las oficinas de información pública, en primer lugar deben tratar de precisar con mayor detalle posible el dato que el recurrente está requiriendo. Algunas consultas serían

  • ¿Qué clase se datos necesita?
  • ¿De qué rango de fecha?
  • ¿Sobre qué contenido?

Algunos ejemplos de consulta de datos por parte de los recurrentes serían

  • Solicito datos estadísticos sobre el índice de violencia denunciada en los periodos 2010-2017, distinguida por género y por edad de rango 20-40.
  • Solicito datos de las actividades realizadas por el Ministro, en las fechas comprendidas entre 5 de febrero al 10 de agosto.
  • Solicito datos sobre los trámites que debo realizar para legalizar un documento.
  • Solicito datos sobre los juicios en que una persona X ha participado en el periodo de año 2010.

Los ejemplos pueden ser interminables. La consulta estaría orientada en la siguiente forma

  • ¿Los datos X, de fecha X, cuyo objeto es X, obran en la fuente pública de su institución? En caso de que obre, ¿con qué parámetros y en qué formato? Solicito expedición de los datos si no hay impedimento legal, y si lo hubiere, requiero la fundamentación correspondiente según los términos de la Ley N° 5.282.

La respuesta, en consecuencia, sería algo como

  • Los datos X, de fecha X, cuyo objeto es X, obran en la fuente pública de esta institución. Posee los parámetros X, X, y se encuentran en formato PDF.Se expiden copias de los mismos.

Si los datos no están procesados, la mejor alternativa de respuesta sería

  • Los datos X, de fecha X, cuyo objeto es X, obran en la fuente pública de esta institución pero no se encuentran procesados. Según análisis efectuado, no existe (o si existiese) obligación de generar la información.

No se permite la salida de datos o registros originales de los archivos de las fuentes públicas en los que se hallen almacenados, y tampoco se podrá solicitar que se efectúen evaluaciones o análisis que no corresponden al ámbito de sus funciones (Ley N° 5.282, Art. 18).Es posible que el recurrente solicite las documentaciones y análisis que determinen que no hay obligación legal de generar la información, por lo que es recomendable expedir las gestiones documentadas.

2.      Información mixta

Puede suceder, desde luego, que la información solicitada sea en parte documentada y en parte datos. Aquí cabe aplicar los criterios señalados para uno y otro caso, para cada documento y dato requerido.

       I.            Orientar a las dependencias

A fin de orientar a las dependencias públicas para contestar precisamente las solicitudes de información pública que les sean giradas, es preciso pasar por un test, por así decirlo. Algunas pautas, conforme al proyecto de Manual de procedimientos para el acceso a la información pública en el Poder Judicial, elaborado por USAID/CEAMSO, serían

  • ¿Se puede determinar la información solicitada? Si no se puede determinar, indicar si es genérica o no se entiende.
  • Si se determina qué información es requerida, ¿cuenta con toda la información solicitada?
  • En caso de que posea información parcial, determinar qué documentación o datos posee.
  • Si no se cuenta con la información, favor señale si los datos son inexistentes o debe generarse con algún criterio.
  • Si la información existe en su dependencia, favor señale en qué formato se encuentra.
  • Si la información existe en formato online, favor señale el link en el que se encuentra.
  • Si la información ya existe en un medio fehaciente, en el cual se puede tener acceso libre, favor indique el lugar y la forma de acceder a la documentación o datos.
  • Si la información debe generarse, favor señale si se encuentra en su Manual de Funciones o dentro de sus obligaciones institucionales.
  • En caso de haber señalado sí en el punto anterior, favor indique el tiempo de generación de la información.
  • En caso de no encontrarse dentro de sus obligaciones el generar la información, favor indique la forma en que el recurrente puede acceder a la documentación o datos a fin de generar los análisis de su interés.

    II.            Conclusiones

Las ideas expresadas aquí son incompletas, pero permiten orientar en la mayor medida posible el cómo solicitar información, de modo a que sea precisa; y el cómo responder, para que las respuestas sean eficaces y razonables y el recurrente tenga una expectativa de qué respuesta puede esperar con seguridad.

Los casos son muy variados, y los criterios también pueden ser variados. Lo importante es tratar de mantener cierta uniformidad con igualdad de criterios.

De este modo se podrá contribuir en el proceso de educación a los recurrentes, quienes se verán más satisfechos con las respuestas recibidas. Así también, esta esquematización permitirá que el plazo previsto en la ley (15 días hábiles – Art. 16, Ley N° 5.282) sea más realizable.

 III.            Propuesta de modificación en el Portal Unificado de Información Pública

Conforme a lo desarrollado, se agrega la siguiente propuesta a fin de que el campo «Descripción» del Portal Unificado de Información Pública[8] posea los siguientes sub campos, de modo a precisar con mayor detalle la información requerida y orientar al solicitante:

Descripción de la Información requerida

Desea acceder a

  • Copia de documentación específica
  • Conocer un dato o conjunto de datos
  • Conocer un trámite
  • Otro

¿Conoce el nombre del documento, dato o trámite?

  • Sí. Especificar
  • No.

¿Conoce la fecha del documento, dato o trámite?

  • Sí. Especificar
  • No

¿Conoce el objeto del documento, dato o trámite?

  • Sí. Especificar
  • No

 

 

[1]Artículo 17.- Límites. En caso que la información pública solicitada ya esté disponible para el solicitante, a través de cualquier medio fehaciente, la fuente pública requerida le hará saber, además de indicar la fuente, el lugar y la forma en que puede tener acceso a la misma, con lo cual se entenderá que se dio cumplimiento a la obligación de informar (Ley N° 5.282).

[2]Artículo 6.°Órgano competente. Las fuentes públicas deberán habilitar una Oficina de Acceso a la Información Pública, en la que se recibirán las solicitudes, así como orientar y asistir al solicitante en forma sencilla y comprensible (Ley N° 5.282).

[3]Artículo 19.- Denegatoria. Solo se podrá negar la información pública requerida mediante resolución fundada, la que deberá ser dictada por la máxima autoridad de la fuente pública requerida, quien expresará los motivos de hecho y de derecho en que se basa la decisión(Ley N° 5.282).

[4]Artículo 14.- Incompetencia. Si la fuente pública requerida no cuenta con la información pública solicitada, por no ser competente para entregarla o por no tenerla, deberá enviar la presentación a aquella habilitada para tal efecto (Ley N° 5.282).

[5]Art. 12.- Oficinas de Acceso a la Información. El Ministerio de Justicia coordinará el funcionamiento de las Oficinas de Acceso a la Información en la órbita del Poder Ejecutivo (Decreto 4.064/15).

Art. 24.- Derivación a la fuente pública competente. En caso de que la fuente pública requerida no fuera la competente, el funcionario receptor deberá ingresar la solicitud al Portal Unificado de Información Pública y derivar la misma a la fuente pública competente mediante el mismo Portal. En caso de que el funcionario receptor no conozca cuál es la fuente pública competente derivará mediante el Portal la solicitud al Ministerio de Justicia, el que deberá encauzar la solicitud a la fuente pública competente en un plazo no mayor a veinticuatro (24) horas. La Solicitud de Acceso a Información Pública derivada mantendrá el mismo Código Único de Acceso y la derivación realizada no afectará los plazos legales establecidos por la Ley No 5282/2014(Decreto 4.064/15).

[6] Artículo 14.- Incompetencia. Si la fuente pública requerida no cuenta con la información pública solicitada, por no ser competente para entregarla o por no tenerla, deberá enviar la presentación a aquella habilitada para tal efecto (Ley N° 5.282).

[7]Artículo 3.° Difusión. La información pública estará sometida a la publicidad y las fuentes públicas están obligadas a prever la adecuada organización, sistematización, informatización y disponibilidad para que sea difundida en forma permanente, a los efectos de asegurar el más amplio y fácil acceso a los interesados (Ley N° 5.282).

[1]Artículo 18.- Prohibiciones. No se permitirá la salida de datos o registros originales de los archivos de las fuentes públicas en los que se hallen almacenados, y tampoco se podrá solicitar que se efectúen evaluaciones o análisis que no corresponden al ámbito de sus funciones (Ley N° 5.282).

* Se agradece a la Lic. Élida Dávalos, directora de Acceso a la Información Pública del Ministerio de Justicia y al Econ. Federico Sosa, director de Gobierno Abierto de la Secretaría Técnica de Planificación, por la revisión y comentarios al presente artículo.

** Abogado, UNA (2011). Ex director de Acceso a la Información Pública del Ministerio de Justicia (2014-2015). Becario ILVP, Transparency and accountability in government (2016). Actual funcionario de la Dirección de Transparencia y Acceso a la Información Pública de la Corte Suprema de Justicia.